{Udtrykket “dokumentstyring” og “papirløse kontor” er genstand for utallige artikler og bøger. Alle ønsker at nå dette ophøjede mål, men ikke alle forstår, hvad betingelserne virkelig mener. Før du kan indlede rejsen for at opnå samlede dokumenthåndtering, er det vigtigt, at du har et godt grundlæggende kendskab til termer og begreber, der går med det.
Når du begynder at undersøge de forskellige softwareløsninger, der er tilgængelige vil du løbe ind i nogle dokument management forkortelser, akronymer og generelle vendinger, som du ikke måske være bekendt med. Her er en “snyde ark”, der vil hjælpe dig med at forstå det materiale, som du vil møde og de samtaler, du skal have med dokument management løsningsudbydere.
Også kaldet en indhold Management systemer (CMS), refererer dette udtryk til software, der bruges til at gemme og udgive indhold på et websted. Et CMS adskiller webindhold fra den underliggende HTML-design, således at enhver autoriseret person kan offentliggøre eller fjerne indhold fra et websted uden at vide HTML.
Workflow Management (WFM)
WFM systemer anvendes til forvaltning dokument forberedelse i et struktureret miljø hvor visse forberedelse, anmeldelse eller godkendelse skridt der skal gøres i en defineret rækkefølgen. WFM systemer direkte dokumenter til de rigtige mennesker, i den rigtige rækkefølge, indtil hele processen er afsluttet.
Knowledge Management (KM)
Disse systemer anvendes til at gøre den samlede arv “viden” om en organisation tilgængelige for alle. KM-systemer eliminere behovet for medarbejdere at “genopfinde hjulet” når der beskæftiger sig med spørgsmål, processer eller andre spørgsmål, der allerede er blevet behandlet af en person i organisationen. Et ofte stillet spørgsmål (FAQ) system er et godt eksempel på en værdifuld KM system.
Nu hvor du har en forståelse af de grundlæggende vilkår, som du vil støde på, er din næste skridt at bestemme, hvilken type dokument management system, der bedst Privatlån Nordea opfylder dine krav. Efter, kan du begynde processen med at identificere de tilgængelige løsninger og vælge den, der opfylder behovene i din organisation.