{Udtrykket “dokumentstyring” og “papirløse kontor” er genstand for utallige artikler og bøger. Alle ønsker at nå dette ophøjede mål, men ikke alle forstår, hvad betingelserne virkelig mener. Før du kan indlede rejsen for at opnå samlede dokumenthåndtering, er det vigtigt, at du har et godt grundlæggende kendskab til termer og begreber, der går med det.
Når du begynder at undersøge de forskellige softwareløsninger, der er tilgængelige vil du løbe ind i nogle dokument management forkortelser, akronymer og generelle vendinger, som du ikke måske være bekendt med. Her er en “snyde ark”, der vil hjælpe dig med at forstå det materiale, som du vil møde og de samtaler, du skal have med dokument management løsningsudbydere.
Elektronisk dokument Bedste Smslån Capture (EDC)
Dette er den generiske betegnelse for hele processen med at konvertere papirdokumenter til deres elektroniske ækvivalenter. Det omfatter begreber som scanning, tekstgenkendelse, image konvertering og indeksering nemlig senere genoprettelse. Med andre ord, er det en opfang udtrykket for hele dokumentet management proces.
Optisk tegngenkendelse Bedste Smslån (OCR)
OCR er en proces, der anerkender de trykte ord, der findes på en fysisk dokument. OCR bruges generelt, Bedste Smslån når behandling af dokumenter, der er trykt i “normale” printer eller skrivemaskine skrifter.
Intelligent Character Recognition (ICR)
Denne proces svarer til OCR men er generelt kan også behandle visse håndskrevne dokumenter på særlige blanketter. Det kan også genkende og behandle “aksemærker” og stregkoder.
Elektronisk dokument Management System (EDMS)
Nogle gange refereret til som dokument Management (DM) eller dokument Management System (DMS), dækker betegnelsen ikke blot den elektroniske konvertering af papirdokumenter, men forvaltningen af elektronisk oprettede dokumenter herunder tekstbehandling og e-mail. EDMS systemer bruges til at finde og vise dokumenter samt for at opretholde forskellige versioner af kildedokumentet.
Elektronisk post managementsystem (ERMS)
Også kendt som refererer Record Management (RM) eller Record management System (RMS), dette udtryk til systemer, der anvendes til at forsikre, at vigtige Bedste Smslån poster såsom lønningslisten, menneskelige ressourcer, patientjournaler, kontrakter, osv., er lagret og tilgængeligt under deres nyttige levetid.
Webindholdsstyring (WCM)
Også kaldet en indhold Management systemer (CMS), refererer dette udtryk til software, der bruges til at gemme og udgive indhold på et websted. Et CMS adskiller webindhold fra den underliggende HTML-design, således at enhver autoriseret person kan offentliggøre eller fjerne indhold fra et websted uden at vide HTML.
Workflow Management (WFM)
WFM systemer anvendes til forvaltning dokument forberedelse i et struktureret miljø hvor visse forberedelse, anmeldelse eller godkendelse skridt der skal gøres i en defineret rækkefølgen. WFM systemer direkte dokumenter til de rigtige mennesker, i den rigtige rækkefølge, indtil hele processen er afsluttet.
Knowledge Management (KM)
Disse systemer anvendes til at gøre den samlede arv “viden” om en organisation tilgængelige for alle. KM-systemer eliminere behovet for medarbejdere at “genopfinde hjulet” når der beskæftiger sig med spørgsmål, processer eller andre spørgsmål, der allerede er blevet behandlet af en person i organisationen. Et ofte stillet spørgsmål (FAQ) system er et godt eksempel på en værdifuld KM system.
Nu hvor du har en forståelse af de grundlæggende vilkår, som du vil støde på, er din næste skridt at bestemme, hvilken type dokument management system, der bedst Bedste Smslån opfylder dine krav. Efter, kan du begynde processen med at identificere de tilgængelige løsninger og vælge den, der opfylder behovene i din organisation.